SharePoint et Office 365

SharePoint est la solution de Microsoft pour la création de sites internet, intranet et extranet. L’utilisateur lambda n’aura régulièrement pas grand-chose à dire. Toutefois il sera important qu’il comprenne comment cela fonctionne et pourra ainsi participer dans certains cas à la mise en place de sites basés sur SharePoint.

En natif, SharePoint va permettre de créer un site permettant la gestion de diverses informations sous forme de librairie. On pourra y avoir des librairies de dédiés à des fichiers, certaines dédiés à la gestion de contact, la gestion d’agenda ou encore des librairies pour des pages voire un wiki. On pourra très bien y créer sa propre librairie avec la création de formulaires ou de listes totalement personnalisées.
Cette partie très théorique et fort nébuleuse ne montre pas les vraies possibilités.

Office 365 Team SitesLes cas d’utilisations les plus typiques d’un SharePoint vont être d’après moi :

  • La création d’un site dédié à un service ou à un projet pour y rassembler toutes les informations telles que le stockage des contacts, des fichiers et même de pages via un wiki.
  • La création de sites d’informations à usage interne ou externe.
  • La création de sites nécessitant des informations une interface plus spécifiques. Ainsi, la création de listes personnalisées permettra certains traitements simples voire plus complexe via l’ajout de modules ou le développement de modules sur mesure.

Tout comme OneDrive for Business, il est possible de synchroniser une librairie de documents avec un ordinateur grâce au client OneDrive for Business. De quoi avoir accès aux fichiers d’un projet même hors ligne.
Pour les librairies en général, il est aussi possible de les synchroniser avec Outlook.

Le conseil que je donne avec SharePoint est qu’outre la gestion de site, c’est d’utiliser dès que c’est possible la fonction de team site. Le but va être de centraliser pour un thème tous les fichiers s’y rapportant. Gestion de projet, communications internes, communications des ressources humaines, etc. Surtout dans le cadre d’une collaboration, il sera alors plus facile d’avoir accès aux fichiers que dans le cas où chacun partage des fichiers via OneDrive.

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